Perseguir facturas es el trabajo peor pagado de tu empresa. Porque no lo cobras. Y encima te pone de mal humor.
La buena noticia es que casi todo ese trabajo se puede automatizar. Sin software caro y con las herramientas que probablemente ya usas. En este artículo te explico cómo montar los recordatorios de pago automáticos paso a paso, qué decir en cada correo y qué errores evitar.
Por qué se te acumulan las facturas vencidas
Casi nunca es mala fe. Es olvido. Tu factura llega a un buzón lleno, se queda sin marcar y nadie se acuerda de ella hasta que tú preguntas.
Y aquí está el problema. Preguntar cuesta. Da apuro, se deja para mañana, y mañana hay otra cosa. Mientras tanto, la factura cumple 30, 45, 60 días.
Recuerda además que entre empresas el plazo máximo legal de pago en España es de 60 días, según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Si tus facturas duermen más que eso, no es solo un tema de caja. Es que te están financiando gratis.
Qué se puede automatizar y qué no
Se puede automatizar casi todo el recordatorio. Detectar que una factura ha vencido, mandar el correo, volver a mandarlo si no hay respuesta y avisarte cuando toca intervenir a ti.
Lo que no se automatiza es la conversación difícil. Si un cliente lleva tres recordatorios sin contestar, eso ya no lo arregla un correo. Lo arregla una llamada. La automatización sirve para que llegues a esa llamada solo cuando hace falta, no con cada factura.
La secuencia de tres recordatorios que funciona
Te recomiendo tres correos. Amable el primero, claro el segundo, firme el tercero.
Recordatorio 1. El día que vence
Tono amable. Asume que se le ha pasado. Incluye el número de factura, el importe y el enlace o los datos para pagar. Nada más.
Recordatorio 2. Siete días después
Tono claro. Recuerda la fecha de vencimiento y pide confirmación de cuándo se va a pagar. Pregunta si hay algún problema con la factura. A veces lo hay y nadie lo había dicho.
Recordatorio 3. Quince días después
Tono firme y educado. Indica que la factura sigue pendiente, que necesitas una fecha de pago y qué pasará si no llega, por ejemplo pausar el servicio. Y en este punto, aviso para ti para que llames.
Cómo montarlo paso a paso
Paso 1. Tu programa de facturación como fuente
Holded, Quipu, Sage, Factorial o el que uses. Lo que necesitas es que el programa sepa qué facturas están vencidas. Muchos ya traen recordatorios propios. Si el tuyo los tiene, empieza por activarlos y personalizar el texto.
Paso 2. Si tu programa no lo hace, Make
Con Make se monta un escenario que cada mañana revisa las facturas vencidas, mira cuántos días llevan y qué recordatorio toca, y manda el correo desde tu propia cuenta. Así llega como si lo hubieras escrito tú.
Paso 3. Un registro de lo enviado
Cada recordatorio se apunta en una hoja o en tu CRM. Así no mandas dos veces el mismo y sabes de un vistazo quién te debe qué.
Paso 4. El aviso para ti
Cuando una factura pasa el tercer recordatorio sin respuesta, te llega un aviso por correo o por WhatsApp con el cliente, el importe y los días. Tú decides si llamas, si pausas o si esperas.
Errores que te van a costar clientes
- Mandar el recordatorio a quien no paga. Si tu contacto es el director y las facturas las paga administración, el correo tiene que llegar a administración.
- Un tono agresivo desde el primer día. El primer recordatorio es un favor, no una amenaza.
- No pausar la secuencia cuando pagan. Nada peor que reclamar una factura que ya está pagada. La automatización tiene que comprobarlo antes de cada envío.
Lo que ganas
Horas de vuelta cada mes. Menos facturas vencidas. Y, sobre todo, dejar de hacer de cobrador. Que es un papel que no te toca y que nadie disfruta.
Y si quieres ir más allá de los recordatorios, aquí te cuento cómo automatizar las facturas de principio a fin.
Si quieres que miremos qué automatizaría yo primero en tu negocio, reserva 20 minutos aquí. Y si prefieres hacerlo tú, cada viernes mando una automatización explicada paso a paso en BRUT Cosecha, con la checklist de las 10 automatizaciones que tu empresa ya debería tener de regalo.
